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Casablanca va dématérialiser la légalisation de signature et la certification des copies en 2019 

Jeudi 4 octobre 2018 à 13h46
Casablanca va dématérialiser la légalisation de signature et la certification des copies en 2019
 

Les citoyens / organisations devront faire le déplacement une seule fois aux bureaux de la commune pour déposer leurs signatures, empreintes biométriques et documents originaux. La légalisation ou la certification se fera électroniquement et les documents seront déposés sur le compte de l’utilisateur qui pourra les imprimer ou les partager.

La ville de Casablanca est engagée dans un chantier de dématérialisation de tous ses services administratifs d’ici 2022, dans le cadre du Schéma directeur de transformation numérique du Grand Casablanca, actuellement mis en œuvre.

Casa Prestations, société de développement local en charge du dossier via sa business unit Casa Numeric, va commencer par la légalisation des signatures et la certification de la conformité des copies des documents originaux qui constituent les premiers services demandés par les citoyens et les organismes privés ou publics.

La société a donc lancé un appel à manifestation d’intérêt le 28 septembre dernier pour la mise en place et l’exploitation d’une plateforme de dématérialisation de services administratifs relevant des attributions de la commune de Casablanca.

L’ouverture des plis est prévue le 29 octobre. Selon Casa Prestations, la livraison de la plateforme avec les volets assistance au démarrage et formation doit avoir lieu courant mars 2019.

Si la prestation demandée est appelée ainsi, c’est que la plateforme, qui servira dans un premier temps à dématérialiser la légalisation et la certification, sera évolutive et intégrera à terme tous les autres services administratifs. Elle servira également de source d’information pour les décideurs à travers des reportings (tableaux de bord, délais, régularité…).

Des bornes, un site web et une application mobile

Le système qui sera mis en place sera accessible aux usagers via des bornes dans les 126 bureaux de la commune de Casablanca dédiés à la légalisation et à la certification, ainsi que via web et mobile.

Pour la légalisation de signature, les citoyens / représentants légaux des organisations devront faire le déplacement aux bureaux de la commune une seule fois et ce, pour s’inscrire, déposer leur empreinte biométrique et leur signature électronique.

Pour la certification des documents, un déplacement unique sera nécessaire pour la présentation de chaque document original. D’autres déplacements sont à prévoir en cas d’expiration d’un document.

Le système permettra une préinscription à distance (web et mobile) pour réduire les délais de traitement sur site, mais le déplacement pour compléter la procédure demeurera indispensable.

Par la suite, tous les services seront accessibles à distance. Les documents avec signature légalisée ou certifiés conformes à l’original seront accessibles sur le compte de l’usager. Ils seront inchangeables et pourront être consultés par les agents étatiques ou d’autres parties autorisées par les usagers. Ces derniers peuvent également les imprimer ou les partager électroniquement via QR Code, e-mail…

«Les documents électroniques auront force probante au regard de la loi 53-05 (ndlr, loi sur l'échange électronique des données juridiques). Une fois imprimés, un code à barres et un numéro y sont apposés. Tout destinataire du document, à travers un simple scan du code à barre imprimé accédera (sur la plateforme de dématérialisation) à la version signée électroniquement, et donc juridiquement valide, pour consultation », précise le management de Casa Prestations.

Le fonctionnement de la plateforme

Concrètement, chaque usager devra ouvrir un compte en renseignant ses informations (nom et prénom, CIN, registre de commerce…) et en déposant sa signature et son empreinte. L’inscription se fait via les bornes installées dans les bureaux de la commune (avec assistance d’un agent). En cas de préinscription en ligne, les informations seront confirmées par un fonctionnaire quand l’usager se rendra au bureau pour compléter son enregistrement.

Diagramme inscription des citoyens (source AMI Casa Prestations)

Diagramme inscription des représentants des organisations (source AMI Casa Prestations)

L’usager aura accès à son compte après l’introduction d’un mot de passe. Toutefois, des solutions d’authentification comme la reconnaissance faciale ou l’empreinte biométrique (pour le mobile) sont envisagées.

Des modifications du profil peuvent être apportées en ligne. Toutefois, pour les données clés (numéro de CIN, registre de commerce, adresse, e-mail…), un déplacement sera exigé.

Pour la légalisation de signature, il y a lieu de distinguer le traitement via les bornes et celui à distance :

- Sur les bornes, l’usager présentera sa pièce d’identité à l’agent qui vérifie les informations, puis le document à légaliser qui sera scanné par l’agent. Ce dernier déposera sa signature électronique et le document électronique sera déposé sur le compte de l’usager avec notification par mail ou SMS.

En cas de plusieurs signataires, le système doit valider toutes les signatures. Après la légalisation, une copie électronique est envoyée à tous les signataires, avec adaptation des cachets à la langue du document.

Diagramme légalisation de signatures sur les bornes (source AMI Casa Prestations)

- A distance, l’usager doit s’authentifier sur la plateforme via web ou mobile, uploader le document qui sera traité par un fonctionnaire et déposé sur le compte de l’usager avec notification par mail ou SMS.

En cas de signataires multiples, ces derniers doivent tous autoriser le dépôt de leurs signatures. Une fois que le dernier signataire valide son dépôt, la demande est traitée et le document électronique signé est envoyé à tous les signataires.

Pour la certification de copie conforme :

- Sur les bornes : l’usager doit se présenter avec le document original pour son dépôt une seule fois. L’agent de la commune le scanne et y appose sa signature électronique. Le document est ensuite envoyé électroniquement au compte du propriétaire avec adaptation des cachets à la langue utilisée. Il pourra la consulter, l’imprimer et la partager à tout moment.

Diagramme certification de copie conforme sur borne (source AMI Casa Prestations)

- A distance : l’usager s’authentifie et demande une copie conforme des documents originaux déjà été déposés. Il peut ensuite générer une copie des documents qu’il peut consulter, imprimer ou partager.

Objectif: améliorer l'image et la compétitivité de la commune de Casablanca

La plateforme sera sécurisée et fonctionnera dans le respect de la législation sur le traitement des données à caractère personnel, précise Casa Prestations. Elle garantira la traçabilité nécessaire car tous les fonctionnaires seront authentifiés et leurs interventions horodatées.

Elle intègrera par ailleurs un module de paiement multicanal (en ligne, agences de paiement intermédiaires…) pour les services administratifs nécessitant le versement de droits et taxes.

Ce premier pas dans la dématérialisation des services administratifs de Casablanca est, si le chantier aboutit conformément aux ambitions, de nature à «améliorer la compétitivité économique de la métropole à l’échelle nationale et internationale et à redorer l’image de l’administration auprès des citoyens», espère la société de développement local.

>>Lire aussi: Légalisation par l’administration publique: la date de l'entrée en vigueur fixée

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